プライバシーポリシー

東京オフィスミーティング株式会社（以下「当社」といいます。）は、会議室サービスの提供にあたり、お客様、取引先、採用応募者その他当社ウェブサイト（rurzolstim.pro）の利用者（以下総称して「ご本人」といいます。）の個人情報の保護を重要な責務と認識し、個人情報の保護に関する法律（APPI）その他関連法令・ガイドラインを遵守の上、以下のとおりプライバシーポリシーを定めます。

事業者名：東京オフィスミーティング株式会社

所在地：東京都千代田区神田小川町3-12-8

電話番号：+81 3 6811 9476

メールアドレス：[email protected]

事業内容：会議室の運営・予約受付・関連サービスの提供

当社は、適法かつ公正な手段により個人情報を取得し、利用目的の達成に必要な範囲で取り扱います。

当社が取得する主な情報は、取得方法に応じて次のとおりです。

  • 氏名、会社名、部署名、役職名
  • 住所、電話番号、メールアドレス
  • 予約日時、利用人数、利用会議室、利用履歴
  • 請求・支払に関する情報（決済情報の一部を含む）
  • お問い合わせ内容、アンケート回答内容
  • アクセスログ、端末情報、Cookie、IPアドレス、閲覧履歴等のオンライン識別子
  • 採用応募に関する情報（履歴書、職務経歴書、面接記録等）

当社は、会議室の予約・利用管理、問い合わせ対応、本人確認、請求・決済、施設運営の安全管理、サービス改善、法令遵守のために、これらの情報を取得・利用します。

当社は、取得した個人情報を以下の目的で利用します。

  1. 会議室の予約受付、確認、変更、キャンセル対応のため
  2. 会議室および付帯サービスの提供、運営、管理のため
  3. 本人確認、利用者認証、入退室管理、安全管理のため
  4. 請求書発行、決済処理、売上管理、返金対応のため
  5. お問い合わせ、苦情、要望、資料請求への対応のため
  6. サービス品質の向上、施設運営改善、統計分析のため
  7. 当社サービスに関する案内、重要なお知らせの送付のため
  8. 不正利用、防犯、事故対応、トラブル防止のため
  9. 法令、行政機関の要請、裁判所の命令等への対応のため
  10. 採用選考、連絡、入社手続のため
  11. その他、上記利用目的に付随する目的のため

日本の個人情報保護法に基づき、当社は、以下のいずれかに該当する場合に限り個人情報を取り扱います。

  • ご本人の同意がある場合
  • 契約の履行または契約締結前の手続のために必要な場合
  • 当社に課される法的義務を遵守するために必要な場合
  • 人の生命、身体または財産の保護のために必要な場合であって、ご本人の同意を得ることが困難な場合
  • 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要な場合であって、ご本人の同意を得ることが困難な場合
  • 国の機関、地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに協力する必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
  • 当社または第三者の正当な利益のために必要な範囲で、かつご本人の権利利益を不当に侵害しない場合

当社は、次の場合を除き、ご本人の同意なく個人情報を第三者に提供しません。

  • 法令に基づく場合
  • 人の生命、身体または財産の保護のために必要な場合
  • 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために必要な場合
  • 国の機関等への協力が必要な場合
  • あらかじめご本人に通知または公表した範囲内で提供する場合

当社は、業務遂行上必要な範囲で、個人情報の取扱いを外部事業者に委託することがあります。この場合、当社は委託先を適切に選定し、秘密保持契約の締結、監督、必要な安全管理措置を講じます。

委託先の例としては、システム運用保守、クラウドサービス、決済処理、メール配信、会計処理、清掃・警備、配送、顧客対応支援等の事業者が含まれる場合があります。

当社は、クラウドサービス、メール配信サービス、分析ツール等の利用に伴い、個人情報が日本国外のサーバーに保存され、または国外の事業者に取り扱われる場合があります。

この場合、当社は、移転先の国・地域における個人情報保護制度、移転先事業者の安全管理措置、契約上の保護措置等を確認し、個人情報保護法その他適用法令に従って適切な保護措置を講じます。

当社は、個人情報を利用目的の達成に必要な期間および法令で定められた期間に限り保存し、不要となった個人情報は、適切な方法により消去または匿名化します。

保存期間の目安は、以下のとおりです。

  • 予約・利用記録：取引完了後、法令上必要な期間または業務上必要な期間
  • 請求・会計記録：関連法令に定める保存期間
  • お問い合わせ記録：対応完了後、合理的に必要な期間
  • 防犯カメラ映像や入退室記録：安全管理上必要な期間
  • 採用応募情報：選考終了後、一定期間内に削除または返却

ご本人は、個人情報保護法その他適用法令の定める範囲で、以下の請求を行うことができます。

  • 利用目的の通知の請求
  • 保有個人データの開示請求
  • 内容の訂正、追加または削除の請求
  • 利用停止または消去の請求
  • 第三者提供の停止の請求
  • その他法令上認められる権利の行使

なお、データポータビリティについては、法令上当社に義務付けられる範囲で、適用される場合に対応します。

これらの請求を希望される場合は、本人確認の上、合理的な範囲で対応します。法令上の例外や、当社の業務運営上支障がある場合には、全部または一部に応じられないことがあります。

ご本人は、個人情報の処理に関する同意をいつでも撤回することができます。ただし、同意の撤回前に行われた処理の適法性には影響しません。

同意の撤回を希望される場合は、下記「12. お問い合わせ先」までご連絡ください。撤回により、予約の受付、サービス提供、通知配信等の一部機能が利用できなくなる場合があります。

個人情報の取扱いに関する苦情、相談、開示等の請求は、下記の窓口までご連絡ください。当社は、適切かつ迅速な対応に努めます。

当社は、個人情報の漏えい、滅失、毀損、不正アクセス、改ざん、紛失等を防止するため、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。

主な措置は以下のとおりです。

  • 個人情報保護に関する社内規程の整備
  • 従業者への教育、監督、秘密保持義務の徹底
  • アクセス権限管理、ID・パスワード管理、多要素認証の導入
  • 通信の暗号化、端末のセキュリティ対策、ログ管理
  • 委託先に対する必要な監督
  • 事故発生時の報告・対応体制の整備
  • 物理的安全管理措置および入退室管理

本ポリシーおよび個人情報の取扱いに関するお問い合わせは、以下までご連絡ください。

東京オフィスミーティング株式会社
住所：東京都千代田区神田小川町3-12-8
電話：+81 3 6811 9476
メール：[email protected]

当社は、法令の改正、事業内容の変更、技術的な必要性その他の理由により、本ポリシーを改定することがあります。重要な変更を行う場合は、当社ウェブサイト上での掲示その他適切な方法により周知します。

改定後のプライバシーポリシーは、当社が別途定める場合を除き、当社ウェブサイトに掲載した時点から効力を生じます。

制定日および改定日は、必要に応じて本ページに表示します。

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